Ik onderneem papierloos. In ieder geval voor 99,5 procent. En die halve procent bestaat uit duurzame visitekaartjes. Het heeft veel (groene) voordelen, maar ook een keerzijde. In dit artikel vertel ik je meer over de redenen om papierloos te (gaan) werken en hoe ik dat in de praktijk aanpak en ervaar. Laten we beginnen met 7 (duurzame) voordelen.
Papierloos werken: 7 voordelen
1. Goed voor de bossen
Te beginnen met een open deur: hoe minder we printen, hoe minder bomen er gekapt hoeven te worden. Ondanks dat het hout hetFSC-keurmerk voor verantwoord bosbeheer heeft, is het natuurlijk sowieso beter om zo min mogelijk bos om te zagen.
Of het trouwens echt duurzamer is, dat vraag ik me af. Ik bespaar weliswaar boom (en inkt), maar de servers waarop mijn bestanden staan gebruiken ook energie. Veel energie!
2. Minder gifgebruik
Met papier ben je er natuurlijk nog niet; je wilt er ook iets op afdrukken. Daar heb je inkt voor nodig, en daar wordt chemisch pigment en veel afvalwater voor gebruikt. Plus natuurlijk de printers, waarvan de productie ook invloed heeft op het milieu.
3. Je bureau en geest zijn opgeruimd(er)
Geen papierwerk is verder goed voor de ‘clean-desk policy’ (iehl, jeukwoord!). Een opgeruimd bureau zorgt voor een opgeruimde geest, dus minder papier heeft ook een mentaal voordeel.
4. Goed voor het overzicht
Met een goede ‘online boekhouding’ kun je alles overzichtelijk bewaren in mappen en bestanden. Bovendien kan je met software (zelfs gratis) allerlei handige rapportages, geautomatiseerde overzichten en kekke samenvattingen maken. Hartstikke handig en efficiënt, ook voor de belastingdienst!
5. Het scheelt tijd
Wist je dat je per dag 10 minuten kwijt bent aan het zoeken van spullen? In je leven komt dat neer op ongeveer 3,680 uur of 153 dagen! Dat is bijna een half jaar extra vakantie; best de moeite waard toch? En ben je licht chaotisch aangelegd, dan heb dus je nog meer reden om papierloos te gaan werken.
6. Veilig en altijd bereikbaar
Door je papierwerk digitaal op te slaan (en dan het liefst in de cloud), is het altijd bereikbaar en (in principe) veilig opgeslagen. In ieder geval niet minder veilig dan ‘offline’ op kantoor of thuis.
Je moet natuurlijk wel zorgen dat je jouw gegevens online (ook) goed beveiligt. Maar je voordeur laat je ook niet open staan, toch?
7. Het is goedkoper
Een mooie bijkomstigheid tot slot is dat het ook geld bespaart. De laptop heb je sowieso, en je hoeft nu geen printer, papier en inkt te kopen. Kortom, naast goed voor het milieu ook nog eens financieel voordelig! Wie zei dat duurzaam duur(der) is? Ik niet, lees je hier.
(Hoe) werkt papierloos werken
Goed, tot zover de voordelen. Maar hoe werkt dat papierloos werken in mijn praktijk? Goed! Hieronder zal ik dat toelichten, met nog een aantal tips.
G Suite
Voor mijn reken-, schrijf- en presenteerwerk gebruik ik G Suite, het office-pakket van Google. Handig, want ik heb een Chromebook, waarop ik Word, Excel en PowerPoint niet eens kan installeren. Alles is dus digitaal.
Voordeel is bovendien dat alles in de cloud staat en ik dus altijd (mits internet) en overal (wederom mits internet) toegang heb tot al mijn bestanden en mijn computer met een gerust hart kan crashen. Maar liever niet, natuurlijk
Klantcontact
Bijkomend voordeel is dat ik alles wat ik schrijf ‘live’ kan delen met mijn klanten. Zo kunnen ze zien wat ik heb gemaakt en direct feedback geven en suggesties doen. Bovendien werken we altijd in hetzelfde bestand. Geen verschillend versies die geheid door elkaar gaan lopen dus.
Mijn klanten ontvangen trouwens sowieso niets meer op papier van mij. Geen offertes (via de mail), geen teksten (ook via de mail) en geen facturen (wederom via de mail).
Administratie
Vooral de papierloze administratie is een verademing; geen rondslingerende bonnetjes (die scan ik gelijk in), verfrommelde facturen, zoekgeraakte offertes of verdwaalde aantekeningen.
Alles netjes ingedeeld volgens een ingenieus mappensysteem, want ik houd nogal van (over)structureren. Bovendien heb ik een digitale administratie via Moneymonk. Alle opdrachten, facturen, inkomsten en uitgaven netjes bij elkaar!
Agenda en kladblok
Ook mijn agenda is digitaal (net zoals bij 93% van de mensen, trouwens). En dat is nog best handig, zo’n online agenda: het synchroniseert met mijn e-mail, ik heb hem altijd bij me en het privégedeelte is gedeeld met mijn vriendin (want dan doen burgerlijke stellen met een hypotheek en kind).
En zelfs mijn kladblok is niet meer van papier. Daarvoor gebruik ik handige apps (Keep), waarmee ik notities, lijstjes, foto’s en tekeningen kan maken. En ik raak ze nooit kwijt!
Het papieren gemis
Toch mis ik het soms. Het boek of artikel er snel bij pakken, doorbladeren, arceren en aantekeningen maken, dat gaat ‘digitaal’ een stuk lastiger.
Daarbij heeft een boek op bank met een glas wijn en goede muziek toch meer charme dan je telefoon of laptop. Maar dat is misschien ook een kwestie van wennen en zeuren dat ‘vroeger alles beter was’.
Ook het ouderwetse, papieren kladblok voor aantekeningen, krabbels en notities mis ik soms wel. Dat is echter puur het gevoel, want in de praktijk deed of kon ik daar niets mee: ik raakte het kwijt, vergat simpelweg dat ik iets had opgeschreven of kon het niet meer lezen.
Wat onderaan de streep het duurzaamst is, weet ik niet, maar in combinatie met de praktische voordelen ben ik toch blij met mijn papierloze bedrijfsvoering. En ach, dat glas wijn met goede muziek op de bank komt er toch wel van. Met of zonder boek.
Ook in 5 stappen zichtbaar duurzaam ondernemen?
Duurzaam ondernemen doe je niet ‘zomaar’. Wil je het volhouden, dan moet je er serieus werk van maken. Én het laten zien!
Het gratis 5-stappenplan helpt je om blijvend en zichtbaar duurzaam te ondernemen. Zo zorg je met blijvend verantwoord ondernemen voor een toekomstbestendig bedrijf, met respect voor mens, dier en milieu.
Doe mij dat gratis stappenplan!
